Comment préparer une refonte de site sans cahier des charges (et sans s'y perdre)

La plupart des dirigeants de TPE redoutent la refonte de site Internet parce qu'on leur parle de « specifications », de Gantt et d'UX workshop alors qu'ils n'ont ni le temps ni l'envie. Bonne nouvelle : on peut piloter une refonte sérieuse, efficace et orientée résultats sans s'enchaîner à un cahier des charges indigeste.

Le mythe du cahier des charges parfait

On a longtemps fait croire aux entreprises qu'un bon projet web commençait forcément par un gros PDF de 40 pages : objectifs, arborescence, maquettes, zoning… Sur le papier, c'est rassurant. Dans la vraie vie, c'est souvent une catastrophe.

Pourquoi ? Parce que :

• Le document est obsolète avant même la fin de la rédaction
• Il est rédigé par des non‑spécialistes, donc plein d'angles morts
• Il fige le projet alors que le digital exige d'ajuster en cours de route
• Il décourage purement et simplement les dirigeants qui ont autre chose à faire

Chez EPIXELIC, on travaille depuis des années avec une autre logique : une interview de 60 minutes structurée, puis un travail de synthèse et de proposition par l'agence. Pas besoin de « tout prévoir », mais besoin d'être très clair sur vos enjeux.

Actualité 2025 : quand l'IA sert d'excuse pour ne plus réfléchir

Depuis l'explosion des outils comme ChatGPT ou Gemini, beaucoup de dirigeants se sont amusés à « demander un cahier des charges à l'IA ». Résultat : des documents propres, bien structurés… et complètement abstraits.

Les lignes budgétaires sont floues, les priorités mal hiérarchisées et les spécifications ne collent pas à la réalité de l'entreprise. L'IA générative peut aider à lister des idées, oui, mais certainement pas à penser votre stratégie digitale à votre place.

Les moteurs d'IA, comme le rappelle la FAQ GEO de Google ou les recommandations d'OpenAI, sont redoutables pour transformer et résumer l'information, beaucoup moins pour capter la singularité d'une TPE de Maisons‑Alfort ou d'un cabinet d'avocats parisien. C'est à vous de garder le volant.

Clarifier vos objectifs sans jargon : trois questions qui suffisent

Avant toute refonte de site, oubliez les fonctionnalités, les couleurs ou le nombre de pages. Commencez par trois questions brutes et honnêtes :

1. Qu'est‑ce qui serait un succès indiscutable à 12 mois ?

Pas « avoir un site plus moderne ». Ça, c'est une conséquence. Parlez résultats :

• Nombre de demandes de devis par mois
• Prise de rendez‑vous qualifiés
• Recrutement plus simple grâce à une image claire
• Réduction des appels téléphoniques inutiles grâce à une FAQ

Notez ces objectifs noir sur blanc. Ils piloteront toutes les décisions : structure, contenus, fonctionnalités.

2. Pour qui ce site doit‑il être irrésistible ?

Un site qui parle à tout le monde ne parle à personne. Identifiez vos vrais publics :

• Prospects chauds sur votre zone géographique (Paris, Val‑de‑Marne, autres villes d'Ile‑de‑France…)
• Prescripteurs (experts‑comptables, avocats, agences partenaires, etc.)
• Candidats potentiels

Pour chaque cible, listez :

• Ce qu'elle veut comprendre en priorité
• Ce qui la rassure (garanties, références, chiffres, localisation)
• Ce qui l'agace (jargon, promesses floues, processus opaques)

3. Quelles contraintes non négociables avez‑vous ?

Budget, délais, organisation interne… Mieux vaut les poser clairement dès maintenant que de les découvrir à mi‑parcours. Quelques exemples :

• Délai court pour un lancement d'activité, qui impose une méthodologie cadrée type « 15 jours »
• Équipe réduite, qui nécessite une rédaction des contenus externalisée
• Absence de service informatique, qui rend indispensable un CMS simple comme Reboot et un hébergement infogéré

Ces trois blocs d'information remplacent avantageusement 30 pages de blabla technique.

Construire un socle de refonte minimaliste mais solide

À ce stade, on peut déjà structurer un « mini cadrage » très opérationnel, sans se perdre dans les détails.

Une arborescence réaliste, pas un labyrinthe

Une erreur classique consiste à multiplier les pages « au cas où ». Mieux vaut une arborescence courte, cohérente, que personne ne mettra à jour, plutôt qu'une cathédrale vide. Un schéma type pour une TPE :

1. Accueil – Promesse, preuves, navigation claire vers les pages clés
2. Services / Offres – 2 à 6 pages bien écrites, centrées sur les problématiques clients
3. Réalisations / Témoignages – Cas clients, avis Google, logos
4. Articles / Conseils – Votre regard d'expert
5. À propos – Équipe, histoire, valeurs (sans roman inutile)
6. Contact – Formulaire, coordonnées, zones d'intervention avec liens vers alentours et distantes

L'important n'est pas de tout dire partout, mais de créer des chemins clairs. Le FAQ détaillée peut concentrer une partie des réponses avancées, au lieu de saturer vos pages de service.

Des contenus pensés dès le début, pas collés à la fin

La pire façon de gérer une refonte, c'est de « finir le design » puis d'appeler quelqu'un pour écrire les textes en urgence. Le contenu n'est pas un remplissage : c'est lui qui donne sa colonne vertébrale au site.

Une approche saine :

• Interview de fond (1h) avec un rédacteur ou chef de projet
• Rédaction de maquettes de textes, validées sur le fond
• Intégration et ajustements graphiques à partir de ces contenus

C'est ce que proposent des agences qui assument leur rôle de partenaire éditorial, plutôt que de simples intégrateurs techniques.

Cas d'usage : une refonte express pour une entreprise du bâtiment

Prenons un cas très concret. Une PME du bâtiment basée en Val‑de‑Marne, 25 salariés, site vieillissant, impossible à mettre à jour, zéro référencement naturel. Le dirigeant ne veut pas entendre parler de cahier des charges. Il veut :

• Un site clair pour les architectes et donneurs d'ordres
• Des références mises en avant
• Une présence plus solide sur Google quand on tape « entreprise générale + ville »

Le cadrage minimal mis en place :

1. Entretien de 60 minutes – Projets emblématiques, types de chantiers, zone géographique, points de différenciation.
2. Choix d'une structure simple – Accueil, Métiers, Réalisations, Engagements, Contact.
3. Création de contenus – Textes concrets : délais, budget moyen, organisation de chantier, sécurité, gestion des imprévus.
4. Intégration dans un CMS infogéré – Type Reboot, pour une mise en ligne rapide et une gestion autonome.

Résultat : en trois semaines, un site livrable, sans un seul document Word de 30 pages échangé. Et surtout, un support commercial capable de rassurer des maîtres d'ouvrage exigeants.

Encadrer l'agence sans devenir chef de projet web

Ne pas rédiger de cahier des charges ne veut pas dire laisser carte blanche sans garde‑fous. Il s'agit au contraire de cadrer sur l'essentiel et de laisser l'agence faire son métier.

Ce que vous devez décider fermement

• Vos objectifs business précis (le fameux succès à 12 mois)
• Votre positionnement (ce que vous refusez de faire autant que ce que vous faites)
• Votre budget et vos délais
• Votre degré d'implication sur les contenus (valider, rédiger, réécrire…)

Ce que vous devez accepter de déléguer

• Le choix des technologies (CMS, hébergement, performances)
• La structure fine des pages et du maillage interne
• Les choix SEO de base (balisage, arborescence, rédaction optimisée)
• Les aspects purement techniques : sécurité, sauvegardes, conformité RGPD

Un bon contrat doit répondre à ces questions. Les conditions commerciales et garanties sont là pour ça : garanties de disponibilité, modalités de résiliation, propriété des contenus, etc.

Check‑list pratique : préparer une refonte sans devenir fou

Pour finir, voici une check‑list minimaliste mais très opérationnelle. Si vous cochez ces points, vous êtes prêt, même sans cahier des charges :

1. Objectifs clarifiés – 3 à 5 objectifs chiffrés ou au moins mesurables.
2. Publics prioritaires listés – Avec leurs attentes et freins principaux.
3. Contenus à réutiliser identifiés – Textes, photos, cas clients, avis.
4. Décisions actées sur la rédaction – Vous écrivez ou l'agence rédige ?
5. Budget et délais posés par écrit – Avec quelques marges réalistes.
6. Interlocuteur unique côté client – Pour éviter les décisions à 6 personnes.

Le reste, si vous avez choisi une agence solide, n'est qu'exécution. Technique, certes. Mais au service d'une vision que vous aurez, vous, réellement définie.

Si vous hésitez encore, commencez par relire les questions que d'autres dirigeants se posent avant un projet, dans la rubrique Que nous demande‑t-on généralement ?. Et quand vous serez prêt à passer de l'hésitation au plan d'action, prenez contact : un entretien bien mené vaut mille pages de cahier des charges.